14 يوليو 2026 · المستندات
قائمة مستندات التدقيق الضريبي للهيئة الاتحادية للضرائب (FTA)
لتكون جاهزاً للتدقيق، احتفظ بمجموعة كاملة ومنظمة من السجلات: جميع الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات المقدَّمة مع أوراق العمل الخاصة بها، والقوائم المالية المدققة، ودفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة، وكشوف الحسابات البنكية المطابقة للحسابات، وعقود العملاء والموردين، ومستندات الاستيراد والتصدير أو الجمارك، ومستندات تسعير المعاملات حيثما تنطبق عليك القواعد. وتختلف فترات الاحتفاظ الدنيا حسب نوع السجل، إذ تبلغ عموماً سبع سنوات لسجلات ضريبة الشركات، وخمس سنوات لسجلات ضريبة القيمة المضافة العامة، وحتى خمس عشرة سنة للسجلات المرتبطة بالعقارات، وتنطبق هذه المدد حتى على الأشخاص المعفيين، فتقديم إقرار بقيمة صفرية ليس سبباً لإتلاف الملف. كما يجب أن تكون السجلات قابلة للاسترجاع بصيغة قابلة للاستخدام لا مجرد مخزَّنة في مكان ما؛ فالنسخة الاحتياطية التي لا يمكن لأحد استعادتها لا تُحتسب، وأي مستند مفقود أثناء التدقيق يُعد نقطة ضعف يلاحظها المدقق فوراً.
Exiloz للإدارة والاستشارات الضريبية · جهة استشارية مقرها دبي تركّز على الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) · ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات والمحاسبة
ما الذي ينبغي تجهيزه
هذه هي المستندات التي سيطلبها المدقق دائماً تقريباً في الجولة الأولى، لأنها تشكل العمود الفقري لأي مراجعة لضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات. فقدان واحد منها فقط يبطئ التدقيق ويشير إلى أن مسك دفاترك ليس بالدقة التي توحي بها إقراراتك. إعدادها وتحديثها، بدلاً من إعادة بنائها بعد وصول إشعار، هو الفرق بين تدقيق سريع وتدقيق مطوّل.
- جميع الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة، مطابِقة تمامًا لما ورد في كل إقرار.
- إقرارات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات المقدَّمة مع تفاصيل الاحتساب خلف كل رقم.
- البيانات المالية المدققة، ودفتر الأستاذ العام، وميزان المراجعة عن الفترة.
- كشوف حساب مصرفي مسوّاة مع الحسابات، لا مجرد محفوظة كملف منفصل.
- مستند من صفحة واحدة يوضّح كيفية ارتباط الربح المحاسبي بالرقم المقدَّم فعلياً.
الأدلة وراء الأرقام
السؤال الحقيقي الذي يختبره المدقق هو ما إذا كانت إقراراتك تطابق الواقع التجاري، وهذه هي المستندات التي تثبت، أو تفشل في إثبات، ذلك. عقد بلا فاتورة مطابقة، أو فاتورة بلا عقد مطابق، هو بالضبط نوع الفجوة الذي صُمم التدقيق لكشفه. تنظيم هذا الدليل حسب الفترة الضريبية، وليس حسب نوع المستند، هو ما يجعل الرد السريع على أي طلب ممكناً.
- عقود واتفاقيات العملاء والموردين التي تدعم جوهر كل معاملة.
- بيانات الاستيراد ووثائق التصدير أو الجمارك الخاصة بالتوريدات العابرة للحدود.
- ملفات تسعير المعاملات حيثما تنطبق القواعد، مُحدَّثة باستمرار لا مُجمَّعة عند الطلب.
- توثيق أي معاملة غير اعتيادية، مثل عملية استبعاد أصل أو صفقة مع طرف ذي علاقة، يُعَدّ وقت حدوثها، لا بعد ذلك.
- كل شيء منظم حسب الفترة الضريبية لسهولة الاسترجاع السريع، بدلًا من التشتت بين الأنظمة وصناديق البريد.
المدة الواجب الاحتفاظ بالسجلات خلالها
يمكن للتدقيق أن يمتد إلى عدة فترات ضريبية سابقة، لذا يجب أن يبقى أرشيفك محفوظًا لفترة أطول بكثير من دورة التقديم نفسها. ويحدد القانون الإماراتي فترات احتفاظ دنيا تختلف بحسب نوع السجل، وتنطبق على الأشخاص المعفيين بقدر انطباقها على الخاضعين للضريبة: فعدم استحقاق أي ضريبة في فترة معينة ليس سببًا للتخلص من الملف. كما أن الاحتفاظ يعني أكثر من مجرد وجود السجلات، إذ يجب أن تكون قابلة للاسترجاع بصيغة تتيح للهيئة الاتحادية للضرائب التحقق من الأرقام بسهولة، لا مدفونة في صيغة لم يعد بإمكان أحد فتحها.
- سجلات ضريبة الشركات: بوجه عام سبع سنوات بعد نهاية الفترة الضريبية المعنية.
- سجلات ضريبة القيمة المضافة عموماً: خمس سنوات من نهاية الفترة الضريبية.
- السجلات المتعلقة بالعقارات: حتى خمس عشرة سنة، بما يعكس المدة التي قد تظل فيها معاملات العقارات ذات صلة.
- النسخة الاحتياطية التي لا يمكن استعادتها فعلياً، أو التي تظل مخزَّنة على جهاز حاسوب موظف سابق، لا تفي بمتطلب الاحتفاظ بالسجلات.
جهّزوا الملف قبل أن تحتاجوا إليه
نادرًا ما تكفي خمسة أيام عمل لبناء أرشيف جاهز للتدقيق من الصفر؛ فهي تكفي فقط لفتح ملف. والحل العملي هو التعامل مع ملف التدقيق كجزء من الإقفال الشهري بدلًا من مشروع منفصل، بحيث لا يغيّر الإشعار سوى من يقرأ الملف، لا شيء آخر. والمنشآت التي تلتزم بذلك باستمرار تميل إلى الخضوع لعمليات تدقيق أقصر وأكثر هدوءًا، لأنه لا حاجة لإعادة بناء أي شيء تحت الضغط.
- وفّق كل إقرار مع دفتر الأستاذ في الفترة التي تقدّمه فيها، واحتفظ بالتسوية مرفقة بالإقرار.
- فهرس الأرشيف حسب الفترة الضريبية، بمجلد واحد لكل إقرار، يغطي الفواتير ودفاتر الأستاذ وكشوف الحسابات البنكية والعقود.
- وثِّق المعاملات غير المعتادة وقت حدوثها، بينما لا يزال الأشخاص الذين تولّوها يعملون لديك.
- اختبر إمكانية الاسترجاع مرة في السنة: اختر فترة قديمة وتحقق من مدى سرعة قدرتك فعليًا على إنتاج ملفها.
الأسئلة الشائعة
لفرق الشؤون المالية التي تُعِدّ ملفًا جاهزًا للتدقيق قبل ورود الإشعار، لا بعده.
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؟
يعتمد ذلك على نوع السجل: سبع سنوات عمومًا لسجلات ضريبة الشركات، وخمس سنوات لسجلات ضريبة القيمة المضافة العامة، وحتى خمس عشرة سنة للسجلات المتعلقة بالعقارات. ويمكن للهيئة الاتحادية للضرائب طلب السجلات في أي وقت ضمن الفترة المعمول بها أثناء التدقيق.
ما أكثر المستندات المفقودة شيوعًا؟
الفواتير الضريبية الصحيحة والمطابقات التي تربط إقراراتك بدفتر الأستاذ. والثغرات هنا هي بالضبط ما يستغله المدققون، لأنها الدليل المباشر وراء كل رقم مُقدَّم.
هل أحتاج إلى ملفات تسعير المعاملات من أجل التدقيق؟
إذا كانت قواعد تسعير المعاملات تنطبق عليك، فنعم. إذ يمكن للهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) طلب هذه المستندات بإشعار قصير، لذا يجب إبقاؤها محدّثة باستمرار لا إعدادها فقط عند ورود الطلب.
هل يمكن لـ Exiloz بناء ملف تدقيقنا؟
نعم. نُنشئ وننظّم أرشيفًا جاهزًا للتدقيق، مفهرسًا حسب الفترة الضريبية، بحيث يمكن الرد على أي طلب مستندات من الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) بسرعة وبشكل كامل بدلًا من إعادة تجميعه تحت الضغط.
هل ما زال يجب على المنشآت المعفاة الاحتفاظ بالسجلات؟
نعم. تسري التزامات الاحتفاظ بالسجلات على الأشخاص المعفيين تمامًا كما تسري على الأشخاص الخاضعين للضريبة. وتقديم إقرار صفري أو معفى لا يُلغي متطلب الاحتفاظ بالسجلات الأساسية للفترة المعنية.
هل يجب الاحتفاظ بالسجلات إلكترونيًا أم ورقيًا؟
يمكن أن تصلح أي من الصيغتين، لكن يجب أن تكون الصيغة قابلة للاسترجاع فعليًا. فالأرشيف الرقمي الذي لا يستطيع أحد استعادته، أو الأوراق المخزَّنة في مكان يتعذر الوصول إليه، يفشلان في الاختبار نفسه: يجب أن تكون الهيئة الاتحادية للضرائب قادرة على التحقق من الأرقام بسهولة مما تقدمه.
ماذا يحدث إذا كان أحد المستندات ناقصًا أثناء التدقيق؟
يصبح ذلك نقطة ضعف محددة يلاحظها المدقق وغالبًا ما يتعمق في فحصها، لأنها تثير التساؤل حول ما قد يكون مفقودًا أيضًا. وحيثما أمكن، يُفضَّل الإفصاح عن الثغرات الحقيقية بشكل استباقي بدلاً من ترك المدقق يكتشفها بنفسه.
كم مرة ينبغي اختبار جاهزيتنا للتدقيق؟
مرة واحدة على الأقل في السنة. اختر فترة ضريبية أقدم عشوائيًا وتحقق من مدى سرعة قدرة فريقك فعليًا على إعداد ملف كامل عنها. وعادةً ما يكشف هذا التمرين الثغرات قبل وصول إشعار تدقيق بوقت طويل.
ابنِ أرشيفاً جاهزاً للتدقيق
تنظّم Exiloz سجلاتك في أرشيف دائم وجاهز للتدقيق، مفهرس حسب الفترة الضريبية ومُسوّى مع إقراراتك، بحيث يُرَدّ على طلب مستندات من الهيئة الاتحادية للضرائب خلال أيام لا أسابيع.