22 يوليو 2026 · ما يجب الاحتفاظ به
أي السجلات التي يجب أن تحتفظ بها
يجب أن تحتفظ بكل سجل يتيح للهيئة الاتحادية للضرائب التحقق بسهولة من دخلك الخاضع للضريبة، لا مجرد نسخة من الإقرار نفسه. ويعني ذلك القوائم المالية ودفاتر الأستاذ العامة واليوميات وموازين المراجعة؛ والفواتير والعقود والإيصالات والسجلات البنكية لكل معاملة؛ وسجلات الأصول والالتزامات والمخصصات؛ وسجلات المساهمة والأطراف ذات العلاقة والأشخاص المرتبطين التي تُفسّر من يملك العمل ويتحكم فيه. ويجب أن تتطابق المجموعة مع إقرار ضريبة الشركات الخاص بك بندًا ببند، بحيث لا يبقى أي أمر يسأل عنه مراجع الهيئة الاتحادية للضرائب دون تفسير. ويجوز مسك السجلات باللغة الإنجليزية أو العربية، لكن يمكن للهيئة الاتحادية للضرائب أن تطلب ترجمة عربية لأي مستند محدد، على نفقتك الخاصة، خلال موعد نهائي تحدده، لذا يجدر إعادة النظر في عقد محفوظ بلغة ثالثة فقط. وكاختبار عملي، عامِل المستند على أنه مطلوب إذا كان حذفه سيترك أي رقم في الإقرار دون دعم، ونظّم الملف حسب الفترة الضريبية بدلًا من نوع المستند، لأن تلك هي الطريقة التي يعمل بها المراجع فعليًا عبره.
Exiloz للإدارة والاستشارات الضريبية · جهة استشارية مقرها دبي تركّز على الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) · ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات والمحاسبة
السجلات المالية
هذه المستندات هي العمود الفقري للملف، لأنها ما يفحصه مراجع الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) أولاً مقابل الأرقام في إقرارك. فميزان مراجعة دون الفواتير التي وراءه، أو دفتر أستاذ لا يتطابق مع المصرف، هو بالضبط نوع الثغرة التي صُمّم التدقيق لإيجادها. وإبقاء هذه المجموعة الأساسية محدّثة، شهراً بشهر، أرخص بكثير من إعادة بنائها بمجرد وصول طلب.
- القوائم المالية وموازين المراجعة للفترة الضريبية المعنية.
- دفاتر الأستاذ العامة واليوميات التي تبيّن كل معاملة مُرحَّلة.
- الفواتير والعقود والإيصالات التي تدعم كل رقم مسجّل.
- كشوف حسابات مصرفية وتسويات تربط الدفاتر بالحركة النقدية الفعلية.
- جسر واضح من الربح المحاسبي إلى الرقم المُبلَّغ فعلاً في الإقرار.
- سجلات الرواتب وجداول تكاليف الموظفين حيث تغذّي الإقرار.
- سجلات الأصول الثابتة التي تبيّن تكلفة الاقتناء والإهلاك والتصرفات.
سجلات الميزانية العمومية والملكية
تنظر الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) إلى ما هو أبعد من حساب الأرباح والخسائر، ولذلك يجب أن تغطي مجموعة السجلات الميزانية العمومية وهيكل الملكية أيضاً. فالأصول والالتزامات والمخصصات تصبّ جميعها في الدخل الخاضع للضريبة عبر أكثر من فترة، وتعاملات الأطراف ذات العلاقة تحمل تدقيقها الخاص، ولذلك يجب أن تكون المستندات الأساسية بالاكتمال نفسه لسجلات المعاملات ذاتها.
- سجلات الأصول والالتزامات، بما في ذلك كيفية تقييمها ومتى تحركت.
- المخصصات والتسويات، مع توثيق المبرر وراء كل منها.
- سجلات المساهمة والملكية التي تبيّن من يسيطر على العمل في نهاية المطاف.
- بيانات الأطراف ذات العلاقة والأشخاص المرتبطين، بما في ذلك شروط أي تعاملات بينهم.
- دليل على أي معاملة غير اعتيادية، مثل التصرف في أصل، يُنشأ وقت حدوثها.
- اتفاقيات القروض ومستندات التمويل التي تبيّن الشروط والفوائد وجداول السداد.
- مستندات الشركة مثل الرخص التجارية وعقود التأسيس وقرارات مجلس الإدارة ذات الصلة بالموقف الضريبي.
خطأ حفظ الإجماليات دون المستندات
من الفجوات المتكررة في مراجعات الهيئة الاتحادية للضرائب نشاط يستطيع إظهار ميزان مراجعة أو جدول ملخّص لكنه لا يستطيع إبراز الفواتير والعقود والإيصالات التي خلفه. فالإجماليات وحدها لا تُرضي الهيئة؛ والمستندات الأساسية هي ما يتيح للمراجع فعلاً التحقق من أن الرقم حقيقي. ويشيع هذا خصوصاً بعد تنظيف مسك الدفاتر، حيث تبقى الملخّصات التاريخية لكن الأوراق الأصلية التي خلفها لا تبقى.
- ميزان المراجعة وحده ليس دليلاً؛ فالفواتير والعقود خلف كل بند هي ما يُفحص.
- الجداول الموجزة المُعدّة بعد وقوع الأمر لا تحل محل المستندات المعاصرة للحدث.
- احتفظ بالمستند المصدري، لا بالقيد المحاسبي الذي أنتجه فقط.
- حيثما لم يعد مستند موجودًا فعليًا، دوّن سبب فقدانه وموعده، بدلًا من ترك فجوة صامتة.
- أعد بناء سجل المستندات المفقودة دوريًا، قبل أن يجبرك تدقيق على فعل ذلك تحت الضغط.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
للأعمال التي تبني، أو تدقّق، ملف سجلات ضريبة الشركات الكامل قبل أن تطلبه الهيئة الاتحادية للضرائب.
هل أحتاج إلى الاحتفاظ بالعقود؟
نعم. تقف العقود إلى جانب الفواتير والإيصالات باعتبارها الدليل المباشر وراء المعاملة، ويمكن للهيئة الاتحادية للضرائب طلب أي من الثلاثة عند التحقق من رقم في إقرارك، لذا يجب الاحتفاظ بالثلاثة معًا، لا بالفاتورة فحسب.
هل أحتفظ بسجلات الأطراف ذات العلاقة؟
نعم. سجلات المساهمة والأطراف ذات العلاقة والأشخاص المرتبطين جزء من المجموعة المطلوبة، لأنها تُظهِر من يتحكم في العمل وبأي شروط يتعامل مع الأطراف المرتبطة، وهو ما يهم في كيفية معاملة الدخل والمصروفات.
هل ينبغي أن تتطابق السجلات مع إقراري؟
نعم. يجب أن تتيح مجموعة السجلات الكاملة للهيئة الاتحادية للضرائب التحقق من كل رقم في إقرارك ومطابقته، من إجمالي الإيرادات نزولًا إلى التعديلات والمخصصات الفردية، بحيث يستطيع المراجع تتبّع أي رقم رجوعًا إلى مستنده المصدري.
هل ميزان المراجعة كافٍ وحده؟
لا. ميزان المراجعة من دون الفواتير والعقود والإيصالات الأساسية لا يُرضي الهيئة الاتحادية للضرائب، لأن الرقم الموجز لا يمكن التحقق منه باستقلالية دون المستندات التي أنتجته.
هل يمكن حفظ السجلات بالعربية أو الإنجليزية؟
نعم، كلاهما مقبول. لا يزال بإمكان الهيئة الاتحادية للضرائب طلب ترجمة عربية لمستند محدد، على نفقتك، خلال موعد نهائي تحدده، لذا يجدر معرفة أي من مستنداتك الرئيسية موجود بلغة ثالثة فقط.
ما الذي يُعتبر سجلًا للأصول أو الالتزامات؟
أي شيء يبيّن كيف قُيّم أصل أو التزام أو اكتُسب أو عُدّل أو جرى التصرّف فيه، بما في ذلك الأساس المنطقي خلف المخصّصات، حتى يمكن تفسير الحركة في الميزانية العمومية لا مجرد ملاحظتها.
هل تُحتسب سجلات الرواتب والأصول الثابتة أيضاً؟
نعم. تهم كشوف الرواتب وتكاليف الموظفين حيثما تغذّي الإقرار، وسجل الأصول الثابتة الذي يُظهِر تكلفة الاقتناء والإهلاك والاستبعادات هو ما يتيح للهيئة الاتحادية للضرائب التحقق من كيفية تحرك تلك الأرقام عبر الميزانية العمومية على مدى أكثر من فترة.
هل يمكن أن تنظّم Exiloz سجلاتنا؟
نعم. نبني مجموعة سجلات كاملة ومطابَقة تغطي البيانات المالية والمعاملات وبنود الميزانية العمومية والملكية، ونتحقق من أنها ترتبط بكل رقم في إقرار ضريبة الشركات الخاص بك قبل أن يراه مراجع من الهيئة الاتحادية للضرائب.
احتفظ بالسجلات الصحيحة
تبني Exiloz مجموعة سجلات كاملة ومُطابَقة تدعم كل رقم في إقرار ضريبة الشركات الخاص بك، من القوائم المالية وصولاً إلى العقود الفردية ومستندات الملكية التي تقف خلفها.