سياسة التعامل مع مستندات العملاء

التعامل مع مستندات العملاء & الأمان

في EXILOZ Management & Tax Consultant، ندرك أن مسك الدفاتر وإعداد إقرارات ضريبة القيمة المضافة وهيكلة ضريبة الشركات تتطلب منا جمع سجلات مالية بالغة الحساسية. تحدّد سياسة التعامل مع مستندات العملاء هذه معايير الأمن المؤسسية لدينا وتوضّح كيفية استلامنا لملفات عملك وتخزينها ومشاركتها والاحتفاظ بها.

1. أنواع مستندات الشركات المقبولة

نستلم ونعالج فقط المستندات المطلوبة لتنفيذ نطاقنا المهني. تشمل هذه:

• المعاملات المالية: فواتير المبيعات وفواتير المشتريات وبيانات دفتر الأستاذ العام وسجلات الرواتب والكشوف البنكية بصيغتها الأصلية (‎.xlsx أو PDF آمن).
• التصاريح القانونية للشركة: الرخص التجارية وعقد التأسيس (MOA) وهياكل المساهمين وشهادات ضريبة القيمة المضافة/الرقم الضريبي (TRN).
• بيانات الموقّعين المعتمدة: نسخ الهوية الإماراتية أو جواز السفر للمديرين المؤسسيين المعيّنين والموقّعين المخوّلين (فقط عند الطلب لأغراض التسجيل الرسمي لدى الهيئة الاتحادية للضرائب أو تأسيس الشركات).

2. قنوات التقديم الآمنة الموصى بها

ننصح العملاء بإرسال ملفات العمل حصراً عبر قنوات مؤسسية آمنة وقابلة للتتبع:

• بريد إلكتروني مشفَّر مباشر إلى مستشارنا المخصَّص على `@exiloz.com`.
• مجلدات رقمية محمية بكلمة مرور (مثل روابط Google Drive أو OneDrive أو Dropbox الآمنة المشتركة حصريًا مع عناوين بريدنا الإلكتروني).
• تسليم مستندات فعلي مباشر إلى مكتبنا في ديرة، دبي (بموعد مسبق).

ننصح بشدة بعدم إرسال دفاتر أستاذ حساسة غير مشفَّرة، أو بيانات وصول بنكية، أو إقرارات ضريبية عبر تطبيقات المراسلة الفورية القياسية (مثل محادثات واتساب العامة) لأسباب تتعلق بأمن البيانات.

3. الضوابط الأمنية الداخلية وتقييد الوصول

لحماية سرية العملاء، نطبّق بروتوكولات أمان صارمة متعددة المستويات:

• الوصول المقيّد: يقتصر الوصول إلى المستندات على الموظفين المخوّلين فقط. ولا يمكن الوصول إلى ملفاتك إلا للمحاسب المهني أو المستشار الضريبي المخصص لحسابك.
• حماية الشبكة: تُحفظ جميع الملفات الرقمية ضمن أدلة محمية بكلمات مرور وجدران نارية على خوادم محلية أو سحابية خاصة آمنة. ونمنع أي كشف لمجلد عام أو تسريب عرضي.
• عدم الاستغلال التجاري: لا نبيع دفاترك التجارية أو تفاصيلك المالية أو فواتيرك أو نؤجّرها أو نوزّعها على أي شركات تسويق تابعة لطرف ثالث.

4. المشاركة المصرح بها مع أطراف ثالثة

نشارك مستندات العملاء مع أطراف ثالثة فقط في السيناريوهات المحددة التالية:

• لتقديم الإقرارات الضريبية عبر بوابة **EmaraTax الرسمية التابعة للهيئة الاتحادية للضرائب (FTA)** بموجب تفويضك الصريح وبيانات تسجيل الدخول الخاصة بك.
• لمعالجة مراجعات الاعتماد مع **جهات الاعتماد المعتمدة من وزارة الصناعة والتكنولوجيا المتقدمة (MoIAT)** لطلبات شهادة القيمة المحلية المضافة (ICV) (بموجب تعاقد العميل).
• للوفاء بأوامر المحاكم الإلزامية، أو إنفاذ القانون، أو التدقيق الحكومي بموجب القوانين الاتحادية الإماراتية.

5. طلبات إعادة المستندات وحذفها

بعد إتمام خدماتنا، يمكن للعملاء أن يطلبوا كتابياً إعادة الملفات الورقية أو الحذف الآمن للسجلات الرقمية من خوادمنا النشطة. يُرجى ملاحظة أنه بموجب **المادة 7 من قانون الإجراءات الضريبية الإماراتي**، فإننا ملزَمون قانوناً بالاحتفاظ بأرشيفات امتثال العملاء وتاريخ الملفات لمدة لا تقل عن 5 سنوات (أو 15 سنة للمسائل العقارية) لدعم أي تدقيق رجعي محتمل من الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).